Was bei Betriebskostenpauschalen zu beachten ist

Wenn die Vorauszahlung für die Betriebskosten nur ein paar Euro im Monat beträgt, ist das für den Mieter und dessen Geldbeutel zunächst ziemlich angenehm. Dafür flattert dann mit der jährlichen Abrechnung wahrscheinlich eine umso dickere Nachzahlung ins Haus. Bei einer Pauschale hingegen weiß man immer, was man zu zahlen hat und ist vor Abrechnungsüberraschungen sicher. Vorteil: Man muss sich nicht mit der Überprüfung der oft komplizierten Abrechnung herumärgern. Nachteil: Bei einer Pauschale kann es passieren, dass man zu viel bezahlt.

Rechtlich gesehen ist es kein Problem, eine Betriebskostenpauschale zu vereinbaren: Es muss nur im Mietvertrag stehen, dass die Zahlung als Pauschale erfolgt und wie hoch diese ist. Sollte der Vermieter die Pauschale in der Zukunft gegebenenfalls anheben wollen, muss auch dieses Recht im Vertrag festgehalten werden.

Obwohl es natürlich auch dann eine jährliche Betriebskostenabrechnung gibt, wenn eine Pauschale vereinbart wurde, hat diese zunächst keine Auswirkungen für den Mieter: Auch wenn die tatsächlich angefallenen Betriebskosten höher waren als der Betrag, den er über das Jahr gezahlt hat, wird keine Nachzahlung fällig. Umgekehrt bedeutet das aber auch, dass der Mieter keinen Anspruch auf Rückzahlung hat, wenn er mehr gezahlt hat, als tatsächlich an Betriebskosten angefallen ist.

Geht aus der Abrechnung hervor, dass die tatsächlichen Betriebskosten höher sind als die Zahlungen, die der Mieter im Abrechnungsjahr geleistet hat, kann der Vermieter auf dieser Grundlage die Betriebskostenpauschale erhöhen, sofern dieses Recht im Mietvertrag geregelt ist. Die Pauschale rückwirkend zu erhöhen, ist unzulässig. Grundsätzlich muss sie angemessen und an der letzten Abrechnung ausgerichtet sein.

Nicht umlagefähige Kosten, beispielsweise für Reparaturen oder Instandhaltung, müssen gegebenenfalls von den Betriebskosten abgezogen werden. In der Abrechnung muss aufgeführt sein, um welche Kosten es sich dabei handelt und wie hoch sie sind.

Auch sonstige Betriebskosten sind möglich, beispielsweise wenn sich ein Schwimmbad im Haus befindet. Im Mietvertrag muss allerdings genau benannt werden, worum es sich handelt. Beträge einfach über "sonstige Betriebskosten" abzurechnen, ist nicht zulässig.

Verteilung und Abrechnung

Soweit im Mietvertrag nichts anderes vereinbart ist, werden die Betriebskosten nach Wohnfläche umgelegt. Es ist aber auch zulässig, im Mietvertrag einen anderen Verteilerschlüssel festzulegen (dann können beispielsweise manche oder auch alle Betriebskosten nach Personenanzahl pro Haushalt verteilt werden). Dieser Verteilerschlüssel ist für den Vermieter verbindlich. Will er ihn ändern, geht das nur mit der Zustimmung aller Mieter. Aber: Wenn entsprechende Geräte vorhanden sind, die den tatsächlichen Verbrauch der einzelnen Wohnungen messen können, ist der Vermieter verpflichtet, auch verbrauchsabhängig abzurechnen.

Fühlt sich ein Mieter aufgrund der Kostenverteilung benachteiligt, kann er sich in der Regel nicht dagegen wehren, sondern muss die Verteilung hinnehmen (BGH WuM 2006, 200; 684). Einwände dürfen nur in extremen Fällen von Ungerechtigkeit erhoben werden.

Den auf leerstehende Wohnungen entfallenden Anteil an Betriebskosten muss der Vermieter tragen. Es ist nicht zulässig, die Gesamtbetriebskosten einfach auf die bewohnten Räume umzulegen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ablauf der Abrechnungsperiode vorliegen. Ist diese Frist abgelaufen, hat der Vermieter keinen Anspruch mehr auf eventuelle Nachzahlungen.

Eine korrekte Betriebskostenabrechnung muss eine Auflistung der Betriebskosten inklusive zugehöriger Beträge sowie den Verteilerschlüssel enthalten und diesen verständlich erläutern. Außerdem muss der Betrag abgezogen werden, den der Mieter durch die Vorauszahlungen bereits gezahlt hat. Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, ist die Abrechnung unwirksam und muss neu erstellt werden. Auch inhaltliche Fehler bei der Abrechnung muss der Vermieter natürlich korrigieren. Einwände bei einer fehlerhaften Abrechnung kann der Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Eingang der Abrechnung vorbringen.

Der Mieter hat das Recht, die Originalbelege einzusehen, um die Betriebskostenabrechnung zu überprüfen. Verweigert der Vermieter ihm die Einsicht, darf der Mieter eventuelle Nachzahlungen verweigern. Eine Zusendung von Belegkopien steht ihm allerdings nicht zu (BGH WuM 2006, 200), es sei denn, die Büroräume des Vermieters befinden sich z.B. in einer anderen Stadt oder der Mieter ist aus anderen triftigen Gründen nicht in der Lage, zu den Räumen zu gelangen.

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